De gebeurtenis

Een Gebeurtenis vertegenwoordigt een belangrijk moment rondom de PDCA-cyclus, zoals een opleidingsvergadering of een enquête. In tegenstelling tot ontwikkelpunten leven deze kaarten niet binnen de PDCA-fasen, maar dienen ze als input voor verbeteracties. Gebeurtenissen zijn daarom essentieel voor je planning en het vastleggen van resultaten die later weer leiden tot nieuwe ontwikkelpunten.

Een gebeurtenis aanmaken en invullen

Je kunt een nieuwe gebeurtenis toevoegen door bovenin het scherm op de knop Nieuwe kaart te klikken. Elke gebeurtenis heeft een aantal vaste velden om informatie te structureren:

• Titel: Een korte omschrijving die in alle overzichten zichtbaar is.
• Omschrijving: Een veld voor algemene informatie die voor iedereen relevant is, zoals een agenda of de opzet van een onderzoek.
• Bijlagen: Hier kun je relevante documenten uploaden die bij de gebeurtenis horen.
• Datum: Je stelt hier de datum van de gebeurtenis in. Voor activiteiten die langer duren, kun je ook een verwachte einddatum invullen. Deze data worden gebruikt om overzichten correct te sorteren.

Personen en verantwoordelijkheden

Je kunt gebruikers met toegang tot het kwaliteitsdossier koppelen aan de gebeurtenis onder het kopje Betrokken personen. Hiermee maak je duidelijk wie verantwoordelijk is voor de uitvoering. Gekoppelde personen ontvangen automatisch meldingen bij belangrijke wijzigingen.

Het is verstandig om het aantal betrokkenen beperkt te houden. Het koppelen van personen verandert niets aan wie de kaart mag inzien, maar teveel koppelingen kunnen zorgen voor een overvloed aan meldingen en onduidelijkheid over de eindverantwoordelijkheid.

Status en Kwaliteitsinstrument

Rechts bovenin de kaart vind je de status, die kan staan op Ingepland of Afgerond. Door op de status te klikken, kun je deze handmatig wijzigen.

Daarnaast kun je een gebeurtenis koppelen aan een van de kwaliteitsinstrumenten van de organisatie. Wanneer je dit invult, wordt de gebeurtenis automatisch zichtbaar in de overkoepelende kwaliteitskalender.

Interactie en extra opties

Binnen een gebeurtenis heb je verschillende mogelijkheden om de diepte in te gaan:

• Notities: Onder dit tabblad kunnen gebruikers opmerkingen achterlaten om met elkaar te overleggen.
• Taken: Voor specifieke actiepunten binnen een gebeurtenis kun je gebruikmaken van taken.
• Gerelateerde kaarten: Je kunt de gebeurtenis koppelen aan andere kaarten die ermee te maken hebben.

Overige informatie

Beheer en statuswijzigingen

De status van een gebeurtenis verspringt nooit vanzelf; je moet deze altijd handmatig op Afgerond zetten als de activiteit heeft plaatsgevonden.

Rechten en toegang

Het aanmaken en bewerken van gebeurtenissen is voorbehouden aan gebruikers die de rol Bijdragen of Beheerder hebben binnen het kwaliteitsdossier. Gebruikers met de rol Alleen lezen kunnen alle informatie en bijlagen bekijken, maar niets aanpassen. Mocht je iemand willen koppelen die niet in de lijst verschijnt, dan moet je deze persoon eerst nog toegang geven tot het dossier via de Instellingen.

Archiveren en dupliceren

Als een gebeurtenis niet meer relevant is, kun je deze archiveren via de drie puntjes rechtsboven in de kaart. Een gearchiveerde kaart kan later altijd weer worden teruggezet of definitief worden verwijderd.

Voor terugkerende gebeurtenissen is er de optie om een kaart te dupliceren. Klik hiervoor op de drie puntjes rechtsboven en kies Dupliceren. Dit bespaart tijd omdat de basisgegevens dan al voor je zijn ingevuld.

Bijgewerkt op: 13/05/2026