Hoe organiseer ik de PDCA-cyclus op mijn afdeling?

Of je nu ons Kwaliteitsdashboard gebruikt of op een andere manier je PDCA-cyclus bijhoudt, een succesvolle PDCA-cyclus staat of valt met een duidelijke structuur en afspraken. Het is een veranderproces waarin teams samen leren werken aan kwaliteit.

In de volgende hoofdstukken noemen we praktische handvatten, best practices en valkuilen zodat je je PDCA-cyclus een succes kunt maken. We laten je zien hoe je het proces 'klein' kunt houden, zodat het niet als een onnodig bureaucratische last wordt ervaren.

Van start met je PDCA-cyclus

1. Bepaal samen je werkwijze

Een succesvolle kwaliteitscyclus begint met een gedeeld begrip: hoe gaan we dit samen doen? Zonder heldere afspraken bereikt zelfs het beste kwaliteitsdashboard niet de resultaten die je wilt.

Spreek daarom als team af:

• Wie de regie pakt en aanspreekpunt is binnen de opleiding.
• Hoe vaak je samen naar het dashboard kijkt (bijvoorbeeld tijdens opleidings- of evaluatie overleggen);
• Wie verantwoordelijk is voor het toevoegen van verbeterpunten en acties en ook wat ieders rollen en verantwoordelijkheden zijn binnen de PDCA-cyclus.
• Hoe je samen reflecteert op de voortgang;

Zorg er daarnaast voor dat je als team ook afspraken maakt over de manier waarop informatie wordt vastgelegd. Door ontwikkelpunten en evaluaties daarvan steeds op dezelfde manier te documenteren, ontstaat er een vertrouwde werkwijze. Dit maakt het eenvoudiger om informatie terug te vinden en te vergelijken over de tijd. Een generieke werkwijze zorgt ook voor duidelijkheid richting de visitatiecommissie.

2. Rollen en verantwoordelijkheden

Het is belangrijk om vooraf de rollen en verantwoordelijkheden binnen de PDCA-cyclus goed in kaart te brengen. Zo is voor iedereen duidelijk hoe er aan de kwaliteit van de opleidingen wordt gewerkt en wie waarvoor verantwoordelijk is.

Je kunt globaal de volgende rollen onderscheiden:

• Beheerder – eindverantwoordelijk voor de PDCA-cyclus en borging van kwaliteit binnen de opleidingen.
• Bijdrager – teamleden die actief meewerken aan evaluaties en verbeteringen, en verantwoordelijk kunnen worden gemaakt voor specifieke taken en acties.
• Visiteur – externe of interne beoordelaars die inzicht krijgen in de werkwijze, resultaten en impact van de kwaliteitscyclus en daar feedback op geven.

Tips en tricks

Soepele implementatie

• Wijs per opleiding een regievoerder aan die overzicht houdt, coördineert en opvolgt
• Wijs ambassadeurs aan: enthousiaste collega’s die het team meenemen en ondersteunen
• Vier successen en laat zien wat de inspanningen opleveren, bijvoorbeeld een behaald verbeterpunt of een goed verlopen visitatie
• Koppel acties aan bestaande momenten (zoals een opleidingsvergadering) om het dashboard en verbeterpunten bespreekbaar te maken
• Veranker de PDCA-cyclus in het dagelijks werk: niet als extra taak, maar als vanzelfsprekende werkwijze
• Zorg voor duidelijke documentatie en een vindbare toolkit met de afgesproken werkwijze, relevante links, webinars en contactpersonen

Betrokkenheid en cultuur

• Stimuleer een cultuur van open communicatie en feedback binnen het team
• Wijs personen of teams verantwoordelijkheden toe voor specifieke verbeterpunten of acties
• Zorg voor deadlines en eigenaarschap: koppel acties altijd aan een verantwoordelijke
• Werk met korte actielijsten voor acties die niet direct gekoppeld zijn aan verbeterpunten
• Maak heldere afspraken over prioritering van verbeterpunten; gebruik hierbij de methode '5x waarom' om de kern van een probleem te vinden
• Breng input voor kwaliteitsverbetering goed in kaart voordat je start
• Zorg voor draagvlak binnen de gehele gebruikersgroep van de organisatie voor de werkwijze én het platform (waarom gaan we werken met het Kwaliteitsdashboard?)

Evaluatie & borging

• Evalueer afgeronde verbeterpunten jaarlijks of halfjaarlijks (bijv. tijdens opleidingsvergadering)
• Plan vaste evaluatiemomenten in de kwaliteitskalender: kijk of verbeteringen geborgd zijn en of bijsturing nodig is
• Maak een jaarlijkse rapportage om overzicht en continuïteit te bewaren
• Door alle informatie, inclusief bijlagen, uniform vast te leggen en de PDCA-cyclus volgens een vaste werkwijze te doorlopen, kan bij een evaluatie of visitatie snel en aantoonbaar gemaakt worden hoe er aan de kwaliteit wordt gewerkt

Bijgewerkt op: 02/01/2026